Agendamento

O Sistema de Agendamento OmniSIGA é uma solução robusta e altamente customizável projetada para gerenciar todo o ciclo de atendimento ao cliente, desde a disponibilização e filtragem de serviços online até a recepção e check-in presencial no local de atendimento.

Configurações e Cadastros do Sistema

A etapa inicial para a operação do sistema de agendamento do OmniSIGA consiste na estruturação e parametrização de seu ambiente. Antes que a página pública seja disponibilizada ao cliente final, é necessário estabelecer todo o ecossistema de configurações que sustentará a jornada do usuário, combinando elementos de identidade visual, diretrizes de navegação, regras operacionais de atendimento e ferramentas para coleta de dados. Essa parametrização prévia atua como a espinha dorsal do sistema, garantindo que todas as variáveis do processo estejam integradas e alinhadas às políticas da instituição para que a experiência de agendamento ocorra de maneira automatizada, clara e eficiente.

Site

Descrição: Gerencia os sites públicos que reúnem a navegação, a árvore de filtros e as políticas operacionais de agendamento.
Função no Sistema: Atua como o ponto central de integração. É a URL/portal exposto ao cliente final que consolida quais locais, serviços, layouts e políticas estarão ativos para determinado domínio ou unidade.

Layout

Descrição: Gerencia os layouts e temas visuais disponíveis para a personalização das páginas de agendamento.
Função no Sistema: Permite adequar a identidade visual do portal (cores, logotipos, tipografia, cabeçalhos e rodapés) à marca da instituição, garantindo uma experiência de usuário harmoniosa e profissional.

Filtros

Descrição: Gerencia as árvores de filtros utilizadas para guiar o cliente progressivamente até a agenda desejada.
Função no Sistema: Estrutura a navegação do cliente através de decisões hierárquicas (ex.: Cidade > Unidade > Categoria de Serviço > Serviço Específico). Essa árvore garante que o cliente seja direcionado exatamente à agenda e aos profissionais corretos.

Políticas

Descrição: Gerencia as políticas reutilizáveis que limitam e determinam o comportamento do cliente ao agendar.
Função no Sistema: Estabelece as regras de negócio, tais como:
- Limite máximo de agendamentos por usuário.
- Antecedência mínima para realização ou cancelamento do agendamento.
- Intervalos de antecedência permitidos para o agendamento.

Agenda

Descrição: Gerencia os quadros de horários, turnos, vagas disponíveis e dias de atendimento.
Função no Sistema: Controla a capacidade operacional dos locais/atendentes. Permite a definição de disponibilidade da agenda, intervalo de cada atendimento, quantidade de senhas/vagas por horário, bloqueios por feriados e exceções de calendário.

Instruções

Descrição: Define os textos explicativos, avisos e orientações que os clientes visualizarão durante o processo de agendamento.
Função no Sistema: Informa requisitos prévios para a realização do serviço (ex.: documentos necessários para apresentação, recomendações de jejum para exames, trajes específicos, etc.), garantindo que o cliente chegue preparado ao atendimento.

Formulários

Descrição: Cadastra formulários dinâmicos para a coleta de dados adicionais no momento da reserva.
Função no Sistema: Permite a criação de campos customizados (campos de texto, seleção única/múltipla, upload de documentos, CPF, data de nascimento) necessários para complementar o cadastro do cliente ou pré-processar o atendimento.

Configuração finalizada

Concluída essa etapa de parametrização, o portal estará devidamente estruturado e pronto para disponibilizar horários e receber os agendamentos dos clientes.

Agendamento pelo Cliente

Com as configurações concluídas, a página pública fica pronta para receber os clientes. A jornada do cliente ocorre através de um fluxo intuitivo estruturado em etapas:

Etapa 1: Navegação no Portal Configurado

O cliente acessa a página pública do Site configurado no OmniSIGA, onde encontra um Layout totalmente customizável e adaptado à identidade visual da instituição. Projetada para aproximar os usuários dos serviços ofertados, essa interface inicial oferece ampla flexibilidade para a exibição de avisos, dados informativos e orientações logo no primeiro contato.

Etapa 2: Seleção na Árvore de Filtros

O cliente navega pela estrutura de Filtros configurada. A cada seleção, a árvore refina o direcionamento, conduzindo-o até a opção de atendimento desejada (ex.: escolhendo o serviço "Emissão de Documento", na unidade "Centro").

Etapa 3: Consulta e Seleção de Horários Disponíveis

Com base nas regras da Agenda e nas restrições impostas pelas Políticas (ex.: antecedência mínima):

O sistema exibe um calendário interativo com os dias e horários livres.
O cliente seleciona a data e a faixa horária de sua preferência.

Remarcações ou cancelamento

Em caso de imprevistos operacionais — como instabilidade de sistemas ou ausência de atendentes —, o OmniSIGA pode notificar automaticamente o cliente via e-mail ou canal preferencial informando se o agendamento foi remarcado ou cancelado, evitando deslocamentos desnecessários.

Etapa 4: Apresentação das Instruções

O sistema apresenta as Instruções cadastradas para o serviço selecionado.

O cliente toma conhecimento dos requisitos, prazos e documentos obrigatórios para o dia do atendimento.

Etapa 5: Preenchimento do Formulário (Opcional)

Se houver um Formulário dinâmico associado ao serviço ou ao site:

O cliente preenche os dados cadastrais solicitados e responde aos questionários definidos.
O sistema valida o preenchimento e aplica as regras das Políticas configuradas (ex.: verificação de elegibilidade ou duplicidade).

Etapa 6: Confirmação e Emissão do Comprovante

Após a validação final dos dados:

O agendamento é efetuado e registrado na base do OmniSIGA.
O sistema gera a confirmação com o código do agendamento (ticket/protocolo), detalhes de data, hora e local, além de enviar por e-mail todos os dados.

Check-in e Atendimento Presencial

O ciclo do agendamento é finalizado no dia marcado, com a validação da presença física do cliente.

Chegada ao Local de Atendimento: O cliente comparece à unidade na data e horário agendados, portando os documentos solicitados nas instruções e o código de confirmação.
Localização e Identificação: No balcão de recepção, o cliente informa seus dados identificadores (ex.: CPF, nome, número do protocolo ou dados específicos do agendamento).
Efetivação do Check-in:
- O sistema OmniSIGA valida o agendamento em tempo real.
- O status do agendamento é atualizado para "Chegou".
- É emitida a senha de atendimento para inserção do cliente na fila de chamada.
Encaminhamento para Atendimento: O cliente aguarda ser chamado pelos painéis ou guichês para ser atendido pela equipe responsável.

Resumo da Relação entre Módulos

Módulo de Configuração	Impacto na Experiência do Cliente
Site	Ponto de entrada e centralização de todas as regras.
Layout	Aparência visual, usabilidade e branding.
Filtros	Facilidade de encontrar o serviço e local desejados.
Políticas	Garantia da conformidade e aplicação de limites operacionais.
Agenda	Precisão dos horários de atendimento e capacidade de carga.
Instruções	Preparação do cliente e redução de retrabalho na recepção.
Formulários	Coleta padronizada de informações essenciais pré-atendimento.

Mobile

Para garantir total acessibilidade e conveniência aos usuários, a plataforma do OmniSIGA é totalmente responsiva e otimizada para dispositivos móveis. A interface ajusta-se perfeitamente a telas de smartphones e tablets, mantendo a facilidade de navegação e todas as funcionalidades da versão desktop, conforme exemplificado nas telas a seguir:

Conclusão

O sistema de agendamento do OmniSIGA une a flexibilidade de uma configuração administrativa completa à facilidade de uma jornada do cliente ágil e acessível por qualquer dispositivo — cobrindo desde a escolha do horário online até a confirmação presencial e o acompanhamento de alterações na agenda.